Tip berguna

Prosedur pemusnahan dokumen sulit

Pin
Send
Share
Send
Send


Dokumen sulit yang tidak praktikal untuk organisasi, dan kertas dengan tempoh storan yang habis tempoh mesti dimusnahkan. Pelupusan bahan tersebut sepatutnya lengkap. Untuk mengekalkan ketelusan dalam prosedur penggunaan dokumen rahsia, untuk tidak memasukkan penggantian, kerugian, pemusnahan separa dengan kemungkinan pemulihan, adalah perlu bahawa keputusan mengenai peruntukan dokumen, proses penyediaan dan penghapusan segera harus dikawal bukan oleh satu atau lebih orang, tetapi oleh sekumpulan pekerja syarikat.

Sebagai peraturan, pemusnahan dokumen sulit dilakukan oleh kakitangan perkhidmatan pengurusan rekod. Skim kerja termasuk prosedur berikut:

  • pemeriksaan nilai dokumen sulit,
  • peruntukan bahan rahsia untuk pemusnahan (dokumen, mana-mana media storan),
  • penyusunan inventori sekuriti yang dibubarkan,
  • penyelarasan penggunaan dokumen dengan pengurusan syarikat (kebenaran bertulis),
  • pelaksanaan tindakan pemusnahan,
  • pembubaran dokumen di bawah akta itu.

Penyediaan sijil pelupusan adalah wajib bagi kes, dokumen, video dan bahan audio, draf dokumen, kabinet fail, draf, inventori, serta dokumen elektronik atau pautan kepada mereka yang disimpan dalam memori komputer atau media magnetik.

Bagaimana tatacara pelupusan?

Pemusnahan dokumen sulit di bawah akta tersebut adalah untuk tindakan berikut:

  • memeriksa ketersediaan dan kesempurnaan dokumen dan pembawa mereka yang termasuk dalam akta itu,
  • pemusnahan fizikal bahan dan pembawa maklumat (dengan membakar, menghancurkan, lebur dan kaedah lain),
  • membuat rekod kemusnahan dokumen dalam perbuatan itu (setiap dokumen yang digunakan ditetapkan oleh kedudukan berasingan).

Tindakan pemusnahan sekuriti itu ditandatangani selepas prosedur oleh semua anggota SPR dan ketua perusahaan.

Jika pemusnahan dokumen sulit dijalankan di luar perusahaan, adalah penting untuk menjaga penghantaran selamat mereka ke tempat pelupusan, tidak termasuk akses oleh orang yang tidak dibenarkan. Bahan mestilah dalam kotak tertutup dan diangkut oleh kenderaan rasmi, disertai oleh pekerja syarikat.

Dua ciri penting kitar semula kertas rahsia

  • Proses penyediaan dokumen dan pemusnahan langsung mereka dijalankan di bawah kawalan ketat komisen, yang termasuk pekerja syarikat pelanggan sekurang-kurangnya dua orang. Semua ahli suruhanjaya sedemikian mesti menandatangani tindakan pemusnahan dokumen diklasifikasikan.
  • Pelupusan mestilah lengkap. Iaitu, selepas pemusnahan dokumen itu tidak boleh dipulihkan sama ada secara sepenuhnya atau sebahagiannya. Kebiasaannya, pemotongan atau pembakaran sangat halus digunakan untuk melupuskan kertas dikelaskan.

Bagaimana kemusnahan?

  1. Kepakaran Penilaian. Prosedur ini membolehkan anda membuat bungkusan dokumen untuk kemusnahan, memisahkan kertas kerja yang mengekalkan nilai mereka (contohnya, belum lagi tempoh penyimpanan habis tempoh).
  2. Penyediaan kertas berkaitan. Satu inventori yang lengkap untuk segala yang hendak dimusnahkan disusun. Hasil daripada prosedur, tindakan yang sesuai disediakan. Juga, kebenaran bertulis daripada syarikat pelanggan akan diperlukan untuk pelupusan dokumen diklasifikasikan.
  3. Prosedur pemusnahan. Ia dijalankan dengan cara yang dipilih (dengan mencarik, membakar, dan lain-lain) di hadapan anggota komisen khusus. Ia adalah wajib untuk memeriksa ketersediaan semua dokumen rahsia yang dinyatakan dalam inventori.
  4. Pelaksanaan suatu tindakan ke atas pelupusan kertas diklasifikasikan. Setiap daripada mereka ditunjukkan oleh kedudukan yang berasingan, yang memastikan kemudahan pemantauan dan pelaporan. Perbuatan yang disediakan atas pemusnahan dokumen sulit disimpan oleh syarikat yang mana dokumen-dokumen ini milik.

Nuansa Penting

Mengamankan dan kerahsiaan. Dokumen rahsia disimpan dalam bilik selamat (dengan kunci pada pintu, bar pada tingkap, dll.). Selalunya terdapat juga keselamatan dan / atau penggera. Ia perlu memberi perlindungan apabila menyimpan dokumen yang dipilih untuk kemusnahan, sebelum menghantarnya ke titik kitar semula, serta semasa pengangkutan itu sendiri.

Pilihan kaedah pelupusan yang betul. Dokumen rahsia bukan sahaja di atas kertas, tetapi juga di media lain, seperti CD-ROM, gulungan, dan lain-lain. Dalam kes sedemikian, kaedah pembubaran terpilih yang akan memusnahkan media dengan sepenuhnya di dalamnya (menghancurkan, lebur, dan sebagainya). )

Pilihan artis yang tepat. Memandangkan tanggungjawab proses pemusnahan dokumen sulit, disyorkan untuk menyerahkan tugas ini kepada pakar. Syarikat Vindali telah bekerja di bidang ini sejak 2007 dan telah memperoleh reputasi yang sangat baik. Pekerja kami akan menyediakan dan memusnahkan dokumen rahsia dengan kerahsiaan penuh, rahsia komersil dan negeri.

Tonton video itu: PENYERAHAN ARSIP IN AKTIF (September 2020).

Pin
Send
Share
Send
Send